Inauguración Institucional Gilca
EVENTOS CORPORATIVOS
Desde My Consulting hemos organizado junto con el equipo de Gilca, su “Inauguración Institucional” con motivo de la renovación de su tienda de siempre.
Aunque el establecimiento abrió sus puertas al público el pasado 6 de abril, un hito tan importante para nuestro cliente merecía contar con su propio acto institucional. Una jornada pensada no solo para reconocer la historia y la evolución de Gilca a lo largo del tiempo, sino también para poner en valor una etapa especialmente significativa para Gilca, marcada por la transformación de un local emblemático con más de 63 años de trayectoria.
La Inauguración Institucional se convirtió así en un momento único en el que la familia Gilca pudo celebrar, junto a su equipo, la apertura de este nuevo espacio, símbolo de evolución y continuidad familiar.
Desde My Consulting asumimos la planificación integral del evento y la coordinación global de todas las áreas implicadas, garantizando el correcto desarrollo de cada fase del acto, desde la concepción inicial hasta su ejecución final.
Planificación y conceptualización del evento
En una primera fase, definimos de manera detallada el concepto creativo y estratégico del evento, estableciendo la narrativa global del acto y su enfoque comunicativo:
- Escaleta general del acto: elaboramos una escaleta detallada del evento que estructuraba todos los momentos de la jornada, desde la recepción inicial de invitados hasta el cierre del acto. Este documento fue clave en la organización global, ya que definió el ritmo del evento, los tiempos de intervención y la coordinación entre las distintas personas implicadas.
- Distribución del espacio: desarrollamos la planificación y distribución del espacio del evento, optimizando la disposición de las distintas áreas: recepción de invitados, zona institucional, espacio de intervención y área de catering.
Gestión Institucional
- Contacto directo con las instituciones: llevamos a cabo la gestión directa con las distintas instituciones implicadas, incluyendo el contacto con las consejerías del Gobierno de Aragón y el Ayuntamiento de Zaragoza, con el objetivo de cursar las invitaciones oficiales y garantizar una adecuada representación institucional en el evento.
- Protocolo: coordinamos la relación con los equipos de protocolo y comunicación institucional, asegurando la correcta alineación de agendas, la planificación de los tiempos del acto y el cumplimiento de los requisitos protocolarios.
- Asistencia institucional durante el evento: gestionamos y confirmamos la asistencia de Natalia Chueca, alcaldesa de Zaragoza, y Carlos Gimeno, Consejero de Economía, Transformación Digital y Transparencia del Gobierno de Aragón. Durante el evento, coordinamos todos los aspectos necesarios para garantizar el correcto desarrollo de la representación institucional, cumpliendo con los requisitos de protocolo, seguridad y organización establecidos.
Convocatoria de medios de comunicación y generadores de contenido
- Convocatoria de medios de comunicación: diseñamos y gestionamos la convocatoria de los diferentes medios de comunicación y generadores de contenido, con el objetivo de asegurar una cobertura amplia y adecuada del evento y trabajamos para que la presencia de medios estuviera alineada con la relevancia institucional del acto y los objetivos de comunicación de Gilca.
- Registro y control de asistencia: Implementamos un sistema estructurado de convocatoria y gestión de asistentes mediante un formulario digital de inscripción, que permitió centralizar y recopilar la información de los invitados de manera eficiente. Asimismo, realizamos un seguimiento personalizado de cada convocatoria para confirmar la asistencia de los invitados, lo que facilitó una planificación precisa del evento y la optimización de los espacios y de los recursos destinados a catering, atención personalizada y protocolo.
- Recepción y asistencia durante el evento: coordinamos la acreditación y recepción de los medios de comunicación y creadores de contenido, prestando atención personalizada durante toda la jornada y garantizando el correcto desarrollo de su cobertura.
- Seguimiento y “clipping” de medios: una vez finalizado el evento, llevamos a cabo la recopilación y análisis de la repercusión obtenida en medios de comunicación y canales digitales mediante la elaboración de un “clipping” de prensa, permitiendo evaluar el alcance de la cobertura y documentar los impactos generados por la acción.
Selección y contratación de colaboradores
- Catering: coordinamos el servicio de catering, adaptándolo específicamente al formato del evento, al número de asistentes y a la dinámica del acto institucional. La propuesta gastronómica se diseñó para favorecer la interacción entre invitados en un entorno distendido y cómodo.
- Producción audiovisual y fotografía: nos encargamos de la cobertura audiovisual y fotográfica del evento, buscando documentar la inauguración de forma integral y transmitir de manera fiel la relevancia del acto y la imagen institucional de Gilca. Definimos los momentos clave a registrar, incluyendo la llegada de autoridades, las intervenciones institucionales, el recorrido por el espacio, entre otros. El material generado tuvo una doble finalidad: por un lado, su uso como archivo corporativo y memoria del evento; y por otro, su aprovechamiento en acciones de comunicación posteriores, tanto internas como externas.
- Regalos corporativos:
Preparación de regalos: diseñamos y preparamos regalos conmemorativos concebidos específicamente para la ocasión, como gesto de agradecimiento hacia los asistentes y como elemento simbólico del evento.
Elementos de banding: nos aseguramos de que dichos regalos incorporaran distintos elementos de marca, como el logotipo de Gilca y materiales de branding complementarios, incluyendo pegatinas personalizadas y detalles con colores corporativos, con el objetivo de reforzar la identidad visual y garantizar la coherencia.
Desarrollo del evento
Nuestro equipo estuvo presente en todo momento para supervisar el cumplimiento de la escaleta y resolver cualquier incidencia o necesidad que pudiera surgir. Asimismo, prestamos asistencia directa a invitados e instituciones, atendiendo dudas y facilitando la gestión de accesos.
Esta labor permitió mantener el control del desarrollo del evento en tiempo real, asegurando la coherencia del programa, la puntualidad de los tiempos y la correcta ejecución de cada fase del acto.
El objetivo principal de esta cobertura fue garantizar que todo el evento transcurriera conforme a lo previsto, ofreciendo soporte continuo y asegurando una experiencia ordenada, cuidada y sin interrupciones para todos los asistentes.
A modo de resumen de las tareas desempeñadas por el equipo de My Consulting, detallamos las siguientes:
- Planificación y conceptualización integral del evento.
- Organización del espacio.
- Gestión de invitados mediante sistema de registro y control de asistencia.
- Coordinación de la presencia institucional y del protocolo, gestionando la participación de autoridades y la adecuación de sus intervenciones al guion del evento.
- Convocatoria y gestión de medios de comunicación y generadores de contenido.
- Contratación del servicio de catering.
- Producción audiovisual y fotográfica.
- Diseño y gestión de regalos corporativos.
- Cobertura durante todo el evento.
