Oficina técnica "Congreso Internacional
de Arahealth"
CONGRESOS
En My Consulting hemos sido la oficina técnica del II Congreso Internacional sobre Innovación y Futuro de la Salud y el Cuidado de las Personas, organizada por Arahealth, Clúster de la Salud de Aragón, y que tiene como objetivo ofrecer a las empresas y entidades del ecosistema sanitario una visión sobre las tendencias y transformaciones del sector.
La organización de esta segunda edición, que reunió a más de 150 profesionales del sector de la salud, comenzó meses antes de su celebración. El primer paso fue una reunión inicial con el equipo de Arahealth, en la que pudimos conocer de primera mano sus necesidades y objetivos para el congreso, que era llegar a entidades y profesionales del sector de la salud y ofrecerles una jornada con ponencias y espacios de conversación que realmente aportasen valor, permitiéndoles conocer nuevas perspectivas y reflexionar sobre los retos y oportunidades que marcarán el futuro del sector.
A partir de ahí, el equipo de My Consulting comenzó a trabajar junto con la gerencia de Arahealth en la planificación y coordinación de cada uno de los aspectos que formaban parte del congreso, manteniendo durante todo el proceso una comunicación constante con Arahealth a través de reuniones periódicas de seguimiento. Un trabajo conjunto que nos permitió avanzar en la organización, revisar cada detalle y adaptar el proyecto a las necesidades que iban surgiendo durante las semanas previas al acto.
Planificación y conceptualización del congreso
En My Consulting nos encargamos de algunos detalles de la planificación y conceptualización del congreso, trabajando de forma coordinada con Arahealth en cada fase para garantizar que el resultado final respondiese a los objetivos y expectativas planteados:
- Escaleta técnica del acto: partíamos de una escaleta general proporcionada por el cliente, a partir de la cual nos encargamos de elaborar la escaleta técnica en la que detallamos cada uno de los pasos y necesidades que debía seguir tanto el equipo técnico como nuestro propio equipo durante el desarrollo del congreso, con el objetivo de que cada acción estuviese previamente planificada y coordinada y que todos los detalles se ejecutasen según los tiempos previstos.
- Gestión y control de invitados: trabajamos junto al cliente en el seguimiento diario de la lista de invitados, actualizando y revisando las confirmaciones para tener en todo momento una visión clara de la asistencia prevista. Además, desde My Consulting apoyamos la difusión de la conferencia a través de nuestros contactos, nuestras redes sociales, contribuyendo a ampliar su alcance y llegar a un público mayor.
- Coordinación del espacio (Ibercaja): Una vez contratado el espacio por Arahealth (Patio de la Infanta de Ibercaja), nos encargamos de toda la coordinación posterior con el equipo responsable del espacio, para saber las especificaciones técnicas que debían cumplir los materiales audiovisuales, organización la disposición del escenario durante las ponencias, la estructura de la pantalla y otros elementos necesarios para el desarrollo de la jornada.
Selección y contratación de colaboradores
Propusimos diferentes colaboradores para los distintos servicios necesarios para la celebración del congreso, buscando en cada caso opciones que se ajustas en a las necesidades y objetivos definidos junto a Arahealth. Tras la selección de cada proveedor por parte del cliente, nos encargamos de gestionar su contratación y coordinación, realizando el seguimiento necesario para garantizar que cada servicio estuviese listo para el gran día:
- Catering: los asistentes pudieron disfrutar de un café a mitad de la jornada, planificado como un momento de descanso y de conversación entre las diferentes ponencias. Se seleccionó La Bastilla como patner para este servicio y para organizar una comida VIP posterior a la conferencia, con el objetivo de que el equipo de Arahealth y sus socios y colaboradores más cercanos pudieran compartir un momento agradable que pusiese broche final a la jornada.
- Fotografía y vídeo: tratándose de un proyecto tan importante para nuestro cliente, era fundamental dejar constancia de todo lo ocurrido durante la jornada. Por ello, nos encargamos de seleccionar a profesionales especializados en fotografía y vídeo y, previamente al evento, elaboramos un briefing en el que detallamos las imágenes imprescindibles que debían captarse en cada momento de la jornada para que Arahealth pudiese utilizarlo como contenido y material corporativo, permitiendo dar continuidad y visibilidad al proyecto más allá del propio día del evento.
- Producción de material corporativo y merchandising: también trabajamos para que los asistentes pudieran llevarse un pequeño recuerdo de la jornada, como libretas, bolígrafos y lanyards. Partiendo de los diseños corporativos proporcionados por el cliente, nos encargamos de seleccionar los artículos, coordinar diseños y producción, para que el material estuviese preparado y disponible el día de la conferencia.
Preparación y coordinación
Durante los días previos, realizamos varias reuniones de coordinación entre el equipo de My Consulting, Arahealth y los coordinadores de eventos de Ibercaja para revisar y dejar cerrados todos los detalles necesarios para la jornada.
En estas reuniones definimos aspectos como la ubicación de la zona de photocall y acreditaciones, la disposición del escenario y los elementos necesarios para las mesas redondas, protocolo de recepción y atención de los invitados y ponentes a su llegada.
Además, revisamos uno a uno los materiales y contenidos que iban a proyectarse durante la conferencia, realizando las comprobaciones necesarias para asegurarnos de que todo se visualizase correctamente en las pantallas del Patio de la Infanta y que cada elemento estuviese preparado para el día del evento.
Así, llegamos a la jornada con todos los aspectos logísticos, técnicos y de coordinación previamente revisados y preparados.
Desarrollo del acto
Llegó el gran día y, durante la celebración de la jornada, el equipo My Consulting estuvo presente como apoyo y coordinación, asegurándose de que todos los puntos recogidos en la escaleta técnica se cumpliesen según lo planificado.
Durante el desarrollo del acto, estuvimos pendientes de la acogida y atención de los asistentes, acompañando y asistiendo a los diferentes ponentes y coordinándonos con los equipos implicados para que cada parte de la jornada se desarrollase correctamente. Además, permanecimos disponibles durante todo el congreso para resolver cualquier necesidad o imprevisto que pudiera surgir.
Desde My Consulting queremos agradecer a Arahealth la confianza depositada en nuestro equipo para acompañarles como oficina técnica en un congreso tan importante para el Clúster de la Salud de Aragón.
Estamos muy contentos con el resultado y, sobre todo, de haber podido formar parte de una iniciativa que apuesta por la innovación, el conocimiento y la colaboración dentro del sector de la salud en Aragón.
A modo de resumen de las tareas desempeñadas por el equipo de My Consulting, detallamos las siguientes:
- Diseño de la escaleta técnica del congreso
- Coordinación con el equipo del espacio (Patio de la Infanta de Ibercaja)
- Diseño del espacio (layout) por zonas
- Selección y contratación de los colaboradores: cátering, fotografía, merchandising, etc
- Apoyo a la coordinación técnica del congreso (elección de la disposición del escenario y pantalla, revisión técnica de los contenidos, etc)
- Asistencia del equipo de My Consulting y coordinación global del congreso
