Inauguración Institucional Dachser
EVENTOS CORPORATIVOS
Dachser celebra la inauguración institucional de sus instalaciones de Plaza (Plataforma Logística), en Zaragoza. Un acto con carácter estratégico para la compañía, cuya organización llevamos a cabo desde el equipo de My Consulting, junto al equipo de Dachser (nacional y local)
Este proyecto comenzó con una primera reunión con el equipo de Dachser, en la que pudimos conocer sus expectativas y objetivos depositados en la inauguración. A partir de ahí, empezamos a trabajar en cómo plasmar todas sus ideas y necesidades en una jornada que reuniera a autoridades e instituciones, clientes y proveedores, con el objetivo de dar a conocer sus nuevas instalaciones en la Plataforma Logística de Plaza (Zaragoza)
Planificación y conceptualización del evento
El equipo My Consulting se encargó de la planificación integral del acto, llevando a cabo todas las tareas necesarias para que el resultado final cumpliera con las expectativas de nuestro cliente y garantizando que cada detalle estuviese cuidado durante toda la jornada:
- Elaboración escaleta general: es una de las primeras tareas, ya que sirve como base para organizar el resto de las acciones, como el posterior contacto institucional. Junto al equipo de Dachser, definimos las actividades, los tiempos y otros detalles necesarios para garantizar el correcto desarrollo de la jornada.
- Gestión de las instituciones: nos encargamos del contacto y coordinación con las diferentes consejerías del Gobierno de Aragón, gestionando las invitaciones, confirmaciones de asistencia y necesidades de protocolo.
- Gestión de invitados y diseño de la invitación: gestionamos el envio de las invitaciones, así como el seguimiento de las confirmaciones de asistencia. Además, diseñamos la invitación siguiendo la identidad visual de la compañía.
- Organización del espacio (Layout): analizamos de manera global las instalaciones de Dachser para para decidir la distribución óptima de cada punto de interés del evento (presentación, cotkail, zona de reuniones y networking, etc..). Además, elaboramos planos y mapas visuales que ayudaron a coordinar la ubicación de cada actividad y elemento del evento.
- Diseño del material audiovisual: definimos la estructura y los contenidos de las diferentes piezas audiovisuales del evento, adaptándolas a los distintos momentos de la celebración y asegurando que cumpliesen con los objetivos de la inauguración.
- Gestión de la decoración: decidimos junto con el cliente los elementos decorativos y corporativos presentes en cada una de las zonas, con el objetivo de crear un espacio cuidado y alineado con la imagen de Dachser. Además, dimos apoyo en la selección de los detalles entregados a los invitados.
Selección y contratación de servicios
Después de proponer y decidir junto con el equipo de Dachser qué proveedores se alineaban mejor con la idea y necesidades del evento, nos encargamos de contactar con cada uno de ellos y gestionar toda la coordinación necesaria para asegurar que cada servicio se desarrollase según lo previsto.
- Catering: se seleccionó tanto un café de bienvenida con el que recibir que incluía un tentempie tanto dulce como salado. Posteriormente se sirvió un cotkail con el objetivo de ofrecer un espacio de conversación entre los asistentes, favoreciendo un ambiente cercano. Todo ello servido por El Cachirulo.
- Coordinación de fotografía: con el fotógrafo habitual de la empresa hicimos los guiones de fotografías y espacios clave a capturar para reflejar la esencia
Preparación y coordinación
Los días previos a la inauguración nos desplazamos a sus instalaciones para tener las últimas reuniones, con el objetivo de realizar un chequeo y seguimiento final del proyecto, así como revisar y perfeccionar los últimos detalles, garantizando que todo estuviera cuidadosamente preparado y listo para su desarrollo.
Convocatoria de Medios y Relaciones Institucionales
Teniendo en cuenta la envergadura del acto, además de clientes y proveedores, también acudió representación institucional. Nos encargamos de la gestión del protocolo y de coordinar la asistencia del consejero.
Desarrollo del acto
Durante la ejecución del acto, nuestro papel fue asegurarnos de que cada una de las actividades previstas se desarrollase con éxito, así como estar presentes para dirigir el desarrollo de la jornada y dar asistencia en todo momento a los asistentes, garantizando que todo saliese según lo planificado
Muchas gracias al equipo de Dachser por confiar en My Consulting para la organización de esta inauguración tan especial y por permitirnos formar parte de un proyecto tan significativo para la compañía.
A modo de resumen de las tareas desempeñadas por el equipo de My Consulting, detallamos las siguientes:
- Diseño de la estructura del evento (escaleta, estructura y contenido del mísmo)
- Diseño del espacio (layout) por zonas y contenido
- Gestión de invitados y confirmaciones
- Gestión de instituciones (protocolo, gabinete de presidencia…)
- Diseño de las invitaciones y material audiovisual
- Diseño e impresión del material corporativo
- Selección y contratación de los proveedores y servicios: catering, audiovisual, fotografía, etc
- Coordinación técnica del evento (sonido, estructura de la sala…)
- Asistencia del equipo de My Consulting y coordinación global del evento
