Evento centenario Pastas Romero
EVENTOS CORPORATIVOS
Pastas Romero celebra su centenario con un acto conmemorativo en Daroca, la localidad que vio nacer a esta empresa familiar hace 100 años. Una jornada muy especial y emotiva para la compañía, cuya organización gestionamos desde My Consulting junto al equipo de
Pastas Romero.
La organización de este evento comenzó varios meses antes de su celebración, ya que tenía que cubrir diferentes objetivos. Por un lado, celebrar con los empleados y antiguos empleados un hito tan simbólico e histórico. Y, por otro lado, mostrar ante las instituciones y medios de comunicación la evolución de la marca a lo largo de los años.
Durante este tiempo, nuestro equipo mantuvo reuniones periódicas con el equipo de Pastas Romero para desarrollar el concepto del evento, timings y detalles necesarios para que el trabajo a lo largo de los meses llevara a una celebración única.
Desde el primer momento tuvimos claro que había que hacerlo en Daroca, y más concretamente en las instalaciones de la fábrica, para reforzar el origen y filosofía de la empresa. El evento debía convertirse en un espacio capaz de acoger y cubrir las necesidades de todos los públicos asistentes, desde representantes institucionales y medios de comunicación hasta familiares, clientes, proveedores y trabajadores, creando un entorno adecuado para conmemorar un hito tan relevante como el centenario de la compañía.
Planificación y conceptualización del evento
En My Consulting nos encargamos de la planificación integral del evento, trabajando cada fase del proyecto para garantizar un resultado final acorde a las expectativas del cliente y asegurando que cada detalle estuviese cuidado durante toda la jornada:
- Escaleta general del acto: tiempos, detalles, agenda. Ese punto es uno de los más importantes, ya que marca la estructura de todo lo demás, y sirve de guia para el posterior contacto institucional.
- Gestión de las instituciones: contactando con las diferentes consejerías, gobierno de Aragón para cursar las invitaciones pertinentes, así como gestionar las tareas de protocolo y prensa.
- Gestión de invitados: nos encargamos de la gestión de la lista de invitados, realizando un seguimiento de las confirmaciones de asistencia e informando periódicamente al cliente sobre su evolución.
- Selección y gestión de medios de comunicación: selección de medios que acudieran al acto, tanto como invitados como para cubrir la jornada.
- Organización del espacio (Layout): durante las visitas a las instalaciones de Pastas Romero, analizamos el espacio disponible para definir la distribución óptima de las diferentes áreas del evento, tanto dentro como fuera de la carpa, garantizando un recorrido lógico y funcional para los asistentes. Para ello, elaboramos planos y mapas visuales que permitieron coordinar la ubicación de cada actividad y elemento del evento.
- Diseño y producción del material corporativo y audiovisual: definimos la estructura y los contenidos de las diferentes piezas audiovisuales del evento, adaptándolas a los distintos momentos de la celebración y asegurando que transmitieran de forma clara la historia, los valores y la trayectoria de Pastas Romero.
- Gestión de la decoración, alineándola con la imagen corporativa de la compañía para crear espacios acogedores y cuidados.
Selección y contratación de servicios
Propusimos diferentes proveedores para los distintos servicios del evento para que el equipo de Pastas Romero pudiese seleccionar aquellos que mejor se alineaban con los objetivos del centenario. Tras la selección, gestionamos su contratación y coordinación, asegurando el correcto desarrollo de cada servicio antes y durante la celebración.
- Carpa y refrigeración: coordinamos la contratación de la carpa que sirvió como espacio principal del evento y acogió el desarrollo de los distintos actos de la celebración. Una carpa de 50mts x 20 mts que nos permitió hacer el evento en las instalaciones de Romero, al lado de su fábrica, para tener siempre claro el origen.
- Catering: el evento contó con un catering de bienvenida y una comida servida por El Cachirulo, adaptada a las necesidades alimentarias de los asistentes (alergias, intolerancias, etc). Entre los platos destacados del menú no podían faltar los “Casarecce” de Pastas Romero, que se convirtieron en uno de los grandes protagonistas de la celebración.
- Servicio de azafatas: coordinamos el servicio de azafatas del evento, asignándoles distintas tareas de recepción, atención a los asistentes y asistencia durante el desarrollo de la jornada, garantizando una experiencia organizada y fluida.
- Baños portátiles: asegurando su correcta ubicación, mantenimiento y disponibilidad durante toda la jornada para garantizar la comodidad de los asistentes.
- Fotografía y Video: porque además de vivirlo es bonito recordarlo. Por eso, nos encargamos de seleccionar a los profesionales adecuados para la realización de la fotografía y el video del acto, para captar cada uno de los momentos.
Preparación y coordinación
En los días previos al evento, nos desplazamos a las instalaciones de Pastas Romero para realizar las últimas reuniones de coordinación, llevando a cabo el seguimiento final del proyecto y revisando los últimos detalles para asegurar que todo estuviera perfectamente preparado para su celebración.
Convocatoria de Medios y Relaciones Institucionales
Dada la envergadura del acto, además de la parte de celebración con los empleados, el acto contó con una parte importante de comunicación exterior, tanto a nivel de cobertura de medios como institucional.
- Convocatoria de Prensa y atención a medios de comunicación: nos encargamos de realizar la convocatoria de medios de comunicación, atención a periodistas y gestión de entrevistas y declaraciones.
- Gestión institucional: protocolo, gabinete de prensa. Coordinamos con las diferentes consejerías (Economía y Agricultura), así como ayuntamiento y asociaciones la participación de las consejeras y directora general tanto en la visita guiada por las instalaciones, como atención a medios y libro de firmas.
Desarrollo del acto
Y llego el gran día, y después de meses planificando, decidiendo y organizando el acto no pudo salir mejor. Una celebración cargada de emoción, reconocimiento y momentos compartidos. Anhelo de futuro, pero sin perder el origen que ha hecho que esta gran empresa cumpla 100 años.
Desde My Consulting queremos agradecer al equipo de Pastas Romero la confianza depositada en nosotros para la organización de su centenario, un evento único y especialmente significativo paraesta gran empresa familiar.
A modo de resumen de las tareas desempeñadas por el equipo de My Consulting, detallamos las siguientes:
- Diseño de la estructura del evento (escaleta, estructura y contenido del mísmo)
- Gestión de invitados (confirmaciones, sitting)
- Gestión de instituciones (protocolo, gabinete de presidencia...)
- Gestión de comunicación y prensa (Convocatoria de medios, envio de notas de prensa, atención de entrevistas)
- Diseño y producción del material audiovisual
- Diseño del espacio (layout) por zonas y contenido
- Selección y contratación de los proveedores: cátering, audiovisual, fotografía, azafatas, baños, etc
- Coordinación técnica del evento (sonido, estructura de la sala…)
- Asistencia del equipo de My Consulting y coordinación global del evento
